Lập vi bằng giao thông báo – Quy trình thực hiện, giá trị pháp lý và các trường hợp áp dụng trong thực tế

Lập vi bằng giao thông báo là một trong những dịch vụ được khách hàng sử dụng nhiều tại các Văn phòng Thừa phát lại (nay là Văn phòng Thi hành án dân sự). Vi bằng được lập nhằm ghi nhận khách quan quá trình giao thông báo, văn bản đến đúng người nhận, tạo nguồn chứng cứ quan trọng khi phát sinh tranh chấp hoặc giải quyết vụ việc tại Tòa án.

Vi bằng giao thông báo là gì?

Vi bằng giao thông báo là văn bản do Thừa phát lại (nay là Thừa hành viên) lập để ghi nhận khách quan việc giao thông báo, văn bản, giấy tờ từ người giao đến người nhận. Vi bằng không thay thế nội dung của thông báo nhưng là nguồn chứng cứ chứng minh việc giao thông báo đã được thực hiện trên thực tế.

Những trường hợp thường yêu cầu lập vi bằng giao thông báo

Trong thực tiễn, khách hàng thường yêu cầu Thừa phát lại (nay là Thừa hành viên) chứng kiến và lập vi bằng đối với các trường hợp như:

• Giao thông báo chấm dứt hợp đồng thuê nhà, hợp đồng cho mượn hoặc cho ở nhờ.
• Giao thông báo về việc lấy lại nhà cho thuê, lấy lại mặt bằng kinh doanh hoặc tài sản đã cho mượn.
• Giao thông báo về việc chấm dứt hợp đồng lao động hoặc các văn bản liên quan đến quan hệ lao động.
• Giao thông báo triệu tập họp Hội đồng thành viên (HĐTV), Hội đồng quản trị (HĐQT) hoặc Đại hội đồng cổ đông.
• Giao thông báo yêu cầu có mặt tại Văn phòng Công chứng để ký kết, sửa đổi, hủy bỏ hoặc thanh lý hợp đồng mua bán, chuyển nhượng nhà đất, hợp đồng thuê, hợp đồng ủy quyền và các giao dịch dân sự khác.
• Giao các văn bản yêu cầu thực hiện nghĩa vụ, thông báo vi phạm hợp đồng hoặc các loại thông báo dân sự khác.

Ngoài các trường hợp trên, Thừa phát lại (nay là Thừa hành viên) còn có thể lập vi bằng ghi nhận việc giao nhiều loại văn bản khác theo yêu cầu của khách hàng nếu phù hợp với quy định pháp luật.

Thừa phát lại (nay là Thừa hành viên) thực hiện việc lập vi bằng giao thông báo như thế nào?

Sau khi tiếp nhận yêu cầu, tư vấn, ký hợp đồng dịch vụ, Thừa phát lại (nay là Thừa hành viên) sẽ trực tiếp đi cùng khách hàng hoặc người được khách hàng ủy quyền đến địa điểm cần giao thông báo.

Tại địa điểm cần giao thông báo, Thừa phát lại (nay là Thừa hành viên) chứng kiến toàn bộ quá trình giao nhận văn bản và ghi nhận một cách trung thực, khách quan các sự kiện, hành vi giao thông báo, bao gồm các nội dung như:

• Thời gian, địa điểm giao thông báo.
• Người trực tiếp giao và người nhận thông báo.
• Nội dung trao đổi giữa các bên.
• Hành vi của người nhận: Có nhận hay không, nhận có ký nhận không hay không đồng ý nhận.

Toàn bộ sự việc sẽ được mô tả chi tiết trong vi bằng và kèm theo hình ảnh, tài liệu ghi nhận thực tế nhằm chứng minh tính xác thực của sự kiện.

Lưu ý: Cần lưu ý việc chụp hình người nhận để tránh trường hợp sử dụng hình ảnh người khác mà chưa được sự đồng ý của họ.

Nếu người nhận không hợp tác thì xử lý như thế nào?

Thực tế cho thấy, vi bằng giao thông báo là dạng vi bằng phức tạp vì ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của các bên. Trong thực tiễn lập vi bằng dạng này, Thừa phát lại (nay là Thừa hành viên) thường gặp phải một số khó khăn điển hình như:

• Người cần thông báo không có mặt tại địa chỉ cư trú hoặc nơi làm việc.
• Người nhận có mặt nhưng từ chối nhận văn bản.
• Người nhận đồng ý nhận thông báo nhưng không đồng ý ký xác nhận đã nhận.
• Người nhận không cho vào nhà hoặc có hành vi cản trở việc giao thông báo.
• Người nhận vắng mặt, không có người thân thích nhận thay.

Việc người nhận từ chối nhận, từ chối ký hoặc vắng mặt không đồng nghĩa với việc vi bằng không thể lập. Trong nhiều trường hợp, chính hành vi từ chối hoặc né tránh này lại là sự kiện quan trọng cần được ghi nhận làm chứng cứ. 

Tùy từng trường hợp cụ thể, Thừa phát lại (nay là Thừa hành viên) sẽ ghi nhận đầy đủ diễn biến khách quan xảy ra tại hiện trường và tư vấn cho khách hàng phương án xử lý phù hợp nhằm bảo đảm giá trị chứng cứ cũng như quyền và lợi ích hợp pháp của mình.

Vì sao nên lập vi bằng khi giao thông báo?

Vi bằng không thay thế văn bản thông báo nhưng là nguồn chứng cứ có giá trị chứng minh việc giao thông báo đã được thực hiện trên thực tế. Đây là cơ sở quan trọng để chứng minh thiện chí thực hiện nghĩa vụ, xác định thời điểm thông báo và bảo vệ quyền lợi của các bên khi phát sinh tranh chấp.

Đặc biệt trong các vụ việc liên quan đến hợp đồng vay tài sản mà không có thời hạn, không có lãi suất thì pháp luật quy định phải bên cho vay phải thông báo trước một khoảng thời gian hợp lý mà bên vay không trả thì mới đủ điều kiện khởi kiện và được Tòa án thụ lý giải quyết. Do đó, việc chứng minh "đã thông báo hay chưa" hoặc "người nhận có biết nội dung hay không" là một trong những vấn đề quan trọng, nếu không sẽ mất rất nhiều thời gian để làm lại thủ tục.

Câu chuyện thực tế: Tòa án trả lại đơn khởi kiện vì chưa chứng minh đã gửi thông báo đòi nợ 

Ông V cung cấp giấy tờ và trình bày với tôi rằng: 

Ngày 22/9/2025, ông có cho bà H ở Quận 9, TP. HCM cũ vay số tiền là 2.500.000.000 đồng có lập hợp đồng vay tài sản, do chỗ quen biết lâu năm nên ông và bà H thỏa thuận không tính lãi suất vay và hẹn khi nào bà H có tiền thì trả cho ông.

Nay do làm ăn khó khăn nên ông cần tiền để giải quyết việc làm ăn. Ông liên hệ với bà H để yêu cầu trả nợ thì bà H có dấu hiệu né tránh, không gặp ông. Ông nộp đơn ra Tòa để khởi kiện bà H liên quan đến hợp đồng vay tài sản.

Sau khi xem xét hồ sơ, Tòa án đã trả lại đơn cho ông V với lý do ông chưa chứng minh việc đã gửi thông báo đòi nợ cho bà H và hướng dẫn ông liên hệ với Thừa phát lại (nay là Thừa hành viên) để lập vi bằng giao thông báo đòi nợ trước khi nộp hồ sơ khởi kiện.

 Thừa phát lại (nay là Thừa hành viên) đang chứng kiến và ghi nhận việc giao thông báo.

Những lưu ý khi yêu cầu lập vi bằng giao thông báo

Khi yêu cầu lập vi bằng giao thông báo, khách hàng cần lưu ý:

• Chuẩn bị đầy đủ thông báo hoặc văn bản cần giao.
• Xác định chính xác địa chỉ của người nhận.
• Mang theo tài liệu chứng minh quyền, lợi ích liên quan nếu cần.
• Trao đổi trước với Thừa phát lại (Thừa hành viên) về các tình huống có thể phát sinh.
• Tránh gây xung đột hoặc ép buộc người nhận trong quá trình giao thông báo.

Câu hỏi thường gặp:

Vi bằng giao thông báo có thay thế văn bản thông báo không?

Không. Vi bằng chỉ ghi nhận việc giao thông báo và là nguồn chứng cứ chứng minh sự kiện, hành vi này.

Người nhận không ký thì vi bằng có giá trị không?

Có. Thừa phát lại (nay là Thừa hành viên) vẫn ghi nhận việc giao thông báo và ghi rõ người nhận từ chối ký nhận thông báo trong vi bằng.

Người nhận không có mặt thì có lập vi bằng được không?

Có thể, tùy tình huống thực tế. Thừa hành viên sẽ ghi nhận khách quan việc người nhận vắng mặt và các diễn biến liên quan, ví dụ như: dán thông báo lên trước cửa nhà, ra bưu điện để gửi thêm, ....

Bài viết tham khảo:

• Vi bằng hoàn trả tài sản, giấy tờ: Lập vi bằng hoàn trả tài sản, giấy tờ và tài liệu hợp pháp 
• Vi bằng giao nhận giấy tờ: Lập vi bằng ghi nhận việc giao nhận giấy tờ có giá 
• Vi bằng giao nhận tiền: Vi bằng giao nhận tiền 

Mỗi vụ việc giao thông báo đều có tình huống pháp lý khác nhau. Việc trao đổi trước với Thừa phát lại (Thừa hành viên) sẽ giúp lựa chọn phương án phù hợp, bảo đảm giá trị chứng cứ và hạn chế phát sinh tranh chấp về sau. Quý khách có nhu cầu lập vi bằng giao thông báo hoặc tư vấn lập vi bằng, vui lòng liên hệ:

Thừa phát lại (Thừa hành viên): Lê Văn Tùng

Văn phòng Thừa phát lại (văn phòng Thi hành án dân sự) Quận 11

Hotline: 0908.559.880

Lập vi bằng nhanh, uy tín, hỗ trợ 24/7