Lập vi bằng hiện trạng văn phòng

Lập vi bằng hiện trạng văn phòng là việc Thừa phát lại (nay là Thừa hành viên) trực tiếp đến văn phòng để ghi nhận hiện trạng thực tế tại một thời điểm cụ thể theo yêu cầu phù hợp quy định pháp luật.

Nội dung có thể bao gồm tình trạng của phòng làm việc, tường, sàn, trần, cửa, thiết bị, tài sản và các hạng mục khác có thể trực tiếp quan sát, ghi nhận. Dịch vụ này phù hợp với doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân trước, sau khi, đang thuê, cho thuê, bàn giao, nhận bàn giao, sửa chữa, cải tạo hoặc chuẩn bị trả lại văn phòng.

Mục đích lập vi bằng hiện trạng văn phòng

Trong quá trình thuê và sử dụng văn phòng, hiện trạng mặt bằng có thể thay đổi theo thời gian. Khi bàn giao, sửa chữa hoặc chấm dứt hợp đồng thuê, các bên có thể phát sinh tranh chấp về tình trạng tài sản, hư hỏng hoặc nghĩa vụ khôi phục hiện trạng.

Lập vi bằng hiện trạng văn phòng giúp ghi nhận những gì Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến tại thời điểm lập vi bằng và có thể dùng để đối chiếu với hiện trạng sau này. Vi bằng hiện trạng văn phòng có thể được lập trong các trường hợp như:

• Ghi nhận hiện trạng văn phòng trước khi nhận bàn giao.
• Ghi nhận hiện trạng văn phòng trước khi trả mặt bằng.
• Ghi nhận tình trạng văn phòng khi chấm dứt hợp đồng thuê.
• Ghi nhận hiện trạng trước và sau khi sửa chữa, cải tạo.
• Ghi nhận tình trạng tài sản, trang thiết bị tại văn phòng.
• Ghi nhận hiện trạng văn phòng khi có tranh chấp giữa bên thuê và bên cho thuê.
• Ghi nhận các hư hỏng, xuống cấp hoặc thay đổi hiện trạng.
• Ghi nhận việc bàn giao văn phòng để sử dụng.

Các hạng mục chi tiết được Thừa phát lại ghi nhận trong vi bằng

Ghi nhận các khu vực trong văn phòng

• Khu vực phía trước văn phòng.
• Khu vực lễ tân.
• Phòng làm việc.
• Phòng họp.
• Phòng giám đốc.
• Khu vực tiếp khách.
• Nhà kho.
• Nhà vệ sinh.
• Hành lang.
• Khu vực khác.

Đối với văn phòng có nhiều tầng hoặc nhiều phòng, phạm vi ghi nhận có thể được xác định cụ thể trước khi thực hiện.

Ghi nhận tường, trần và sàn

• Hiện trạng tường có vết nứt hay không?, diện tích, khoảng nứt nếu có.
• Vị trí tường bong tróc, xuống cấp.
• Trần nhà có dấu hiệu hư hỏng, xuống cấp không.
• Sàn gạch bị nứt, vỡ hoặc thay đổi, các vị trí hư hỏng.
• Sàn gỗ bị trầy xước, hư hỏng hoặc tháo dỡ

Những vị trí cần ghi nhận có thể được mô tả cụ thể và thể hiện bằng hình ảnh, video phù hợp.

Ghi nhận hiện trạng cửa ra vào, kính và vách ngăn

• Hiện trạng cửa ra vào.
• Hiện trạng cửa kính.
• Hiện trạng vách kính.
• Hiện trạng vách ngăn phòng.
• Tình trạng khóa cửa.
• Tay nắm cửa.
• Tình trạng đóng, mở tại thời điểm ghi nhận có bị kẹt hay không, có ra vào hết hành trình hay không?

Ghi nhận tài sản và trang thiết bị trong văn phòng

• Số lượng, hiện trạng bàn ghế.
• Số lượng, hiện trạng tủ hồ sơ.
• Số lượng, hiện trạng, hiệu của máy lạnh, máy tính, máy in.
• Số lượng đèn chiếu sáng, đèn khẩn, đèn âm trần, đèn báo cháy.
• Thiết bị vệ sinh, nhãn hiệu, còn hoạt động hay không, có đầy đủ hay không?
• Hệ thống phòng cháy, tiêu lệnh chữa cháy có đầy đủ hay không?

Việc ghi nhận hiện trạng không đồng nghĩa với việc kiểm định chất lượng, xác định nguyên nhân hư hỏng hoặc định giá tài sản.

Những trường hợp nên lập vi bằng

Lập vi bằng khi nhận văn phòng

Khi bắt đầu thuê văn phòng, bên thuê có thể cần ghi nhận tình trạng mặt bằng, tài sản và trang thiết bị trước khi đưa vào sử dụng.

Việc này giúp lưu lại hiện trạng tại thời điểm nhận bàn giao, đặc biệt khi hợp đồng thuê có quy định về nghĩa vụ bảo quản hoặc hoàn trả mặt bằng.

Lập vi bằng trước khi trả văn phòng

Đây là trường hợp thường được quan tâm khi doanh nghiệp chuẩn bị chuyển văn phòng hoặc chấm dứt hợp đồng thuê.

Việc ghi nhận hiện trạng trước khi trả mặt bằng có thể giúp bên thuê lưu lại tình trạng thực tế của văn phòng trước thời điểm bàn giao.

Lập vi bằng khi có tranh chấp với bên cho thuê

Khi bên thuê và bên cho thuê có bất đồng về tình trạng tài sản vào thời điểm kết thúc hợp đồng, những hư hỏng, tài sản hoặc hiện trạng văn phòng, việc lập vi bằng có thể giúp ghi nhận những gì đang tồn tại thực tế.

Lập vi bằng trước và sau khi sửa chữa

Nếu văn phòng cần sửa chữa, cải tạo, việc lập vi bằng trước và sau khi thực hiện có thể giúp ghi nhận sự thay đổi của hiện trạng theo từng thời điểm và có cơ sở đối chiếu sau này.

Lập vi bằng hiện trạng văn phòng khi bàn giao

Trong trường hợp cần ghi nhận việc bàn giao văn phòng, Thừa phát lại xem xét yêu cầu dựa trên nội dung sự kiện, hành vi cần ghi nhận và điều kiện thực tế.

Giá trị pháp lý của vi bằng

Vi bằng ghi nhận sự kiện, hành vi mà Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến theo quy định pháp luật.

Vi bằng hiện trạng văn phòng có thể được sử dụng làm nguồn chứng cứ để Tòa án xem xét khi giải quyết vụ việc theo quy định pháp luật và là căn cứ để thực hiện giao dịch hợp pháp giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo quy định.

Đối với hiện trạng văn phòng, vi bằng giúp ghi nhận lại hiện trạng thực tế tại thời điểm được ghi nhận, từ đó có thể sử dụng để đối chiếu với hợp đồng thuê, biên bản bàn giao, hình ảnh và các tài liệu khác.

Tuy nhiên, vi bằng không mặc nhiên xác định trách nhiệm của một bên đối với hư hỏng hoặc tranh chấp. Việc xác định trách nhiệm còn phụ thuộc vào các chứng cứ và quy định có liên quan.

Hồ sơ cần chuẩn bị trước khi lập vi bằng hiện trạng văn phòng.

Trước khi lập vi bằng, khách hàng nên chuẩn bị các thông tin, tài liệu liên quan như:

• Giấy tờ tùy thân của người yêu cầu.
• Hợp đồng thuê văn phòng.
• Phụ lục hợp đồng nếu có.
• Biên bản bàn giao văn phòng nếu có.
• Danh sách tài sản, thiết bị liên quan.
• Các thỏa thuận giữa bên thuê và bên cho thuê.
• Địa chỉ chính xác của văn phòng.
• Thời gian dự kiến lập vi bằng.
• Những khu vực, tài sản hoặc hiện trạng cụ thể cần ghi nhận.

Khách hàng đưa ra các yêu cầu cụ thể, chi tiết sẽ thuận tiện cho Thừa phát lại, khi đó, Thừa phát lại sẽ xác định được những công việc cần phải làm, tránh những thiếu sót.

Đối với doanh nghiệp, tổ chức, cần chuẩn bị thêm giấy tờ liên quan đến tư cách đại diện và người yêu cầu lập vi bằng tùy trường hợp.

Quy trình lập vi bằng hiện trạng văn phòng

Bước 1: Tiếp nhận thông tin

Khách hàng liên hệ và cung cấp thông tin về văn phòng, mục đích lập vi bằng, hiện trạng cần ghi nhận và thời gian dự kiến thực hiện.

Bước 2: Xem xét nội dung yêu cầu

Thừa phát lại sẽ trao đổi và xem xét yêu cầu lập vi bằng, phạm vi yêu cầu xem có phù hợp quy định pháp luật hay không.

Bước 3: Thống nhất thời gian và địa điểm

Hai bên thống nhất thời gian để Thừa phát lại trực tiếp đến văn phòng thực hiện việc ghi nhận.

Bước 4: Trực tiếp ghi nhận hiện trạng

Thừa phát lại có mặt tại văn phòng, trực tiếp quan sát, mô tả và ghi nhận những sự kiện, hành vi phù hợp với nội dung yêu cầu.

Hình ảnh và các tài liệu liên quan có thể được sử dụng để thể hiện rõ hơn nội dung được ghi nhận.

Bước 5: Lập vi bằng

Sau khi hoàn tất việc ghi nhận, vi bằng được lập theo quy định. Người yêu cầu nhận và lưu giữ vi bằng cùng các tài liệu liên quan.

Chi phí lập vi bằng hiện trạng văn phòng

Chi phí lập vi bằng phụ thuộc vào nội dung yêu cầu và điều kiện thực tế của từng trường hợp.

Một số yếu tố có thể ảnh hưởng đến chi phí gồm:

• Diện tích văn phòng.
• Số lượng phòng và khu vực cần ghi nhận.
• Số tầng.
• Số lượng tài sản, thiết bị.
• Thời gian thực hiện.
• Địa điểm lập vi bằng.

Thương thì sau khi trao đổi sơ bộ với khách hàng, Thừa phát lại sẽ tiến hành khảo sát trước khi báo chi phí cho khách hàng.

Để được báo chi phí cụ thể, khách hàng nên cung cấp địa chỉ, diện tích văn phòng, nội dung cần ghi nhận và thời gian dự kiến thực hiện.

Lập vi bằng hiện trạng văn phòng tại TP.HCM

Nếu doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân có nhu cầu lập vi bằng hiện trạng văn phòng tại TP.HCM, có thể liên hệ để trao đổi trước về nội dung cần ghi nhận.

Đặc biệt, nếu lập vi bằng để nhận bàn giao, trả mặt bằng, chấm dứt hợp đồng thuê, ghi nhận hư hỏng hoặc bảo vệ chứng cứ trong tranh chấp, khách hàng nên liên hệ trước để xác định phạm vi ghi nhận phù hợp.

Khách hàng nên cung cấp:

• Địa chỉ văn phòng.
• Hợp đồng thuê hoặc tài liệu liên quan.
• Thời điểm dự kiến lập vi bằng.
• Nội dung cần ghi nhận.
• Các khu vực hoặc tài sản cần ghi nhận.

Việc chuẩn bị trước giúp quá trình lập vi bằng được thực hiện thuận lợi và phù hợp với tình huống thực tế.

Liên hệ lập vi bằng hiện trạng văn phòng

Lập vi bằng hiện trạng văn phòng là giải pháp giúp ghi nhận hiện trạng thực tế của văn phòng tại một thời điểm cụ thể, phù hợp với nhu cầu lưu giữ chứng cứ về hiện trạng trước khi nhận bàn giao, trả mặt bằng, sửa chữa, cải tạo hoặc khi phát sinh tranh chấp.

Nếu bạn đang cần lập vi bằng hiện trạng văn phòng tại TP.HCM, hãy liên hệ để được trao đổi về nội dung cần ghi nhận, thời gian thực hiện, phạm vi công việc và chi phí.

Nên liên hệ trước khi bàn giao hoặc thay đổi hiện trạng văn phòng để có thể chủ động sắp xếp thời gian ghi nhận.

Lê Văn Tùng

Thừa phát lại

Văn phòng Thừa phát lại Quận 11

Hotline/zalo/viber: 0908559880